چیلنج

Girl Scouts of Japan ایک ملک گیر تنظیم ہے، جس میں 47 مقامی کونسلز اور 40,000 اراکین شامل ہیں۔ یہ ورلڈ ایسوسی ایشن آف گرل گائیڈز اور Girl Scouts کی رکن ہے جو لڑکیوں اور جوان خواتین کے لئے وقف کردہ سب سے بڑی رضاکارانہ تحریک ہے۔ گرل اسکاؤٹس تنظیم غیر رسمی تعلیم کے ذریعہ اپنی پوری صلاحیتوں کے حصول کے لئے لڑکیوں اور جوان خواتین کو سپورٹ کرتی ہے اور طاقت دیتی ہے۔

ملک گیر تنظیم کے طور پر، Girl Scouts of Japan کے لئے اراکین تک واضح مواصلت کو برقرار رکھنے سے متعلق چیلنجز تھے۔ متعدد گروپوں اور مختلف عمروں کے اراکین کے ساتھ، انہیں ایک موثر اور محفوظ کاروباری نظام کی ضرورت ہے تاکہ یہ یقینی بنایا جا سکے کہ تمام گروہوں کو جوڑ دیا گیا ہے اور کم عمر کے بچوں کے بارے میں ذاتی معلومات کو محفوظ رکھا گیا ہے۔ مقامی کونسلوں کے لئے چھتری تنظیم ہونے کے ناطے، ان کی فائلوں میں ہر دستے اور کونسل میں لڑکیوں اور جوان خواتین کے ساتھ ساتھ ان بالغوں کے بارے میں بھی ذاتی معلومات ہوتی ہیں جو ان کے قائدین کی حیثیت سے کام کرتے ہیں۔ ملک بھر میں پھیلے ہوئے مقامات کے ساتھ، سرگرمیوں کی تاثیر کی نگرانی اور جائزہ ضروری ہے۔ ٹروپ کے قائدین اور مقامی کونسل Girl Scouts of Japan کو حاضری، ایونٹس فریکوئنسی اور دیگر اثر کے میٹرکس کے بارے میں دوبارہ رپورٹ دیتے ہیں تاکہ ان کی تنظیم کو ہر ممکن حد تک موثر بنایا جا سکے۔ محدود وسائل کے ساتھ، انھیں ایک حل کی ضرورت تھی جو وہ اپنے متنوع مقامی کونسل مقامات پر آسانی سے ملک بھر میں نافذ کر سکیں۔

کہانی

کسی خوف کے بغیر کچھ نیا آزمانے کے "Girl Scouts کے جذبے" کے ساتھ، Girl Scouts of Japan نے Google برائے غیر منفعتی تنظیمیں پروڈکٹ کو اپنے متعدد مقامی کونسلز اور گروپس میں کارکردگی کا مظاہرہ کرنے کیلئے سوئیٹ میں ضم کیا ہے۔ پہلے، انہوں نے اپنی مقامی کونسلز میں کاروباری کاموں کو موافق بنانے کیلئے Google Workspace کا استعمال شروع کیا۔ اپنی ویب سائٹ پر فارمز کو سرایت کر کے، وہ Girl Scout کے اراکین کو Google Forms کے ذریعے ای لرننگ پروگرامز فراہم کر سکتے ہیں۔ ای لرننگ پروگرام نے اراکین کو وسیع پیمانے پر گرل اسکاؤٹنگ کے بارے میں جاننے کے لئے اور قائدانہ ترقی کی مہارتوں کا موقع فراہم کیا۔ ہر چند کہ Girl Scouts پروگرام کا وجود ایک صدی سے زائد عرصے پر محیط ہے، لیکن Girl Scouts of Japan نے ملک بھر کی مقامی کونسلز سے بَیجز حاصل کرتے ہوئے، Google Form کوئزز کا استعمال کرتے ہوئے اپنے کام کو جدید شکل عطا کی ہے تاکہ لڑکیوں اور نوجوان خواتین کے علم اور صلاحیتوں کو بڑھانے میں ان کی مدد کی جا سکے۔

Girl Scouts of Japan کے عملے میں تکنیکی لیول کی متعدد معلومات موجود ہے اور Forms اور Sheets جیسے پروڈکٹس انہیں آسانی سے معلومات کا اشتراک کرنے اور دستی ان پٹس کے بغیر ڈیٹا کے خلاصہ جات حاصل کرنے کی سہولت دیتے ہیں۔ چونکہ وہ مقامی کونسلز کی تنظیموں کی ایسوسی ایشن کا حصہ ہے، اسلئے Google Workspace انہیں صرف ان صارفین کے ساتھ دستاویزات کے اشتراک کی اجازت دیتا ہے جنہیں ہر مقامی شاخ تک رسائی حاصل ہونی چاہیے تاکہ رازداری سے متعلق اقدامات کو بہتر بنایا جا سکے۔ چونکہ اب مقامی کونسلز میں فائلوں کا اشتراک کیا جا سکتا ہے، اسلئے ہر دستہ بہترین طرز عمل، ٹیم قائم کرنے کی سرگرمیوں اور اپنے کام کو آگے بڑھانے والی دیگر سرگرمیوں کا اشتراک کر سکتا ہے۔ Gmail کی مدد سے، Google کی رازداری کی ترتیبات کے ذریعے اسپام میل، میلوئیر اور سیکیورٹی کے دیگر مسائل کے ساتھ ان کے پچھلے خدشات کو کم کر دیا گیا ہے۔ Google Sites سیٹ اپ کر کے، مختلف مقامی کونسلز اور اراکین ٹروپ لیڈر ٹریننگ اور ہینڈ بُکس جیسی متعلقہ معلومات تک رسائی حاصل کر سکتے ہیں۔ ایسا کرنے سے Girl Scouts of Japan کی تعاون یافتہ مقامی کونسلز اور اراکین کے ساتھ ریئل ٹائم اپ ڈیٹس اور معلومات کے فوری اشتراک کی سہولت حاصل ہوتی ہے۔

نہ صرف Google برائے غیر منفعتی تنظیمیں کے پروڈکٹس کی وجہ سے اندرونی کاروباری کاموں میں بہتری آئی ہے، بلکہ حال ہی میں گرل اسکاؤٹس جاپان نے بیرونی رسائی اور مواصلات کے لئے Google برائے غیر منفعتی تنظیمیں کو بیرمی نظام بخشا ہے۔ Ad Grants اور YouTube کے ساتھ وہ نئے اراکین کو حاصل کرنے اور ہر مقام پر ہونے والے ناقابل یقین کام اور ایونٹس کا اشتراک کرنے کے لئے سرگرمی سے ایک آن لائن موجودگی کی تخلیق کر رہے ہیں۔ ان کے YouTube ویڈیوز لڑکیوں اور جوان خواتین کو بااختیار بنانے کے لئے ان کے کام کی عکاسی میں مدد کرتے ہیں، بشمول ٹیم سازی کی سرگرمیاں، سنگل لانگز اور مقامی سمر کیمپ۔

معلومات کا اشتراک کرنے اور بالآخر ان کے ایونٹس میں شرکت کرنے والے افراد کی تعداد میں اضافہ کرنے کے لئے پورے جاپان میں ہونے والے ایونٹس کو آسانی سے تلاش کرنے کے لئے وہ ان Google اراکین کی مدد کے لئے Google نقشہ جات کا استعمال کرتے ہیں جو گرل اسکاؤٹنگ میں دلچسپی رکھتے ہیں۔ موجودہ اراکین کے ساتھ ساتھ ممکنہ نئے اراکین کو ان کے اثرات کا عالمی نظریہ فراہم کرنے کے لئے وہ Earth Outreach program کے ذریعے دستیاب Google Maps APIs کا بھی استعمال کرتے ہیں۔ Google Maps APIs اور YouTube کو جوڑ کر، انہوں نے دنیا بھر میں گرل اسکاؤٹ کی پانچ سہولیات کا ورچوئل ٹور بنایا۔ یہ ایک عالمی تناظر کی حوصلہ افزائی کرتا ہے اور ان کے اراکین کو پوری دنیا میں ایک بڑی کمیونٹی کا حصہ محسوس ہونے دیتا ہے۔

Google برائے غیر منفعتی تنظیمیں ٹولز نہ صرف Girl Scouts of Japan پروگراموں کو منظم اور موثر رکھنے میں مدد فراہم کرتے ہیں بلکہ لڑکیوں اور نوجوان خواتین کی حوصلہ افزائی اور ان کو بااختیار بنانے کے لئے ان کے اہم کام کو دیکھنے میں بھی مدد کرتے ہیں۔

Rumiko Meguro، GSJ ہیڈ آفس، PR اور فنڈ ریزنگ ٹیم

اثر

ملک گیر سطح کی ایک بڑی تنظیم کے طور پر، کاوشوں کو بڑھانا کامیابی کیلئے لازمی رہا ہے۔ اس کا ای لرننگ پروگرام، جس کے مواد کا تعین ایک Google Form کے ذریعے کیا جاتا ہے، 7,000 سے زیادہ اراکین کو Girl Scouting سے متعلق معلومات سے لے کر زندگی کی صلاحیتوں تک کسی بھی چیز کی تربیت حاصل کرنے کی سہولت دیتا ہے۔ مالی نقطۂ نظر سے، Google Workspace نے ایسے اعلی تر معیار کے سیکیورٹی سسٹمز کی اجازت دی ہے جن کا نفاذ متعدد مقامات پر آسانی سے کیا جا سکتا ہے۔

Google Workspace کے استعمال سے ان کی آپریشنل کارکردگی میں کافی بہتری آئی ہے۔ اس سے پہلے، عملے کے صرف چند لوگوں نے ہی Google پروڈکٹس کا جزوی طور پر استعمال کیا، لیکن تب تک Google Workspace پوری تنظیم میں انسٹال نہیں تھا۔ اسلئے، انہیں متعدد ای میل اکاؤنٹس کا رکھ رکھاؤ کرنا پڑتا تھا، جو ایک ممکنہ حفاظتی خطرہ ہو سکتا تھا۔ ایک مرتبہ تنظیم کے Google Workspace میں منتقل ہو جانے کے بعد، عملے کے ہر رکن کے پاس اپنی تمام آپریشنل ضروریات کیلئے صرف ایک اکاؤنٹ تھا، جس تک وہ کہیں سے بھی رسائی حاصل کر سکتا تھا۔ اس سے اُس ملازم کے ملازمت چھوڑ کر چلے جانے پر اس کی دستاویزات کے گم ہونے کا خطرہ دور ہو گیا۔ Google Workspace اسے اپنے صارفین کا اِن ہاؤس نظم کرنے، اپنی بڑی تنظیم کے عملے میں فوری طور پر اور مؤثر طریقے سے اپ ڈیٹ کرنے کی سہولت دیتا ہے۔ اس سے پہلے، تنظیم کے معلوماتی اور مواصلاتی ٹیکنالوجی سسٹم کے انچارج عملے کے رکن کو اکاؤنٹ تبدیل کرنے کیلئے درخواست کرنا پڑتی تھی، جیسے اسپریڈ شیٹ کے ذریعے بیرونی وینڈر سے کہہ کر نئے اراکین کو شامل کرنا یا کسی ریٹائرڈ ملازم کا اکاؤنٹ حذف کرنا۔ یہ انہیں اپنی تنظیم کے بنیادی آپریشنز پر کم وقت گزارنے اور زیادہ سے زیادہ لڑکیوں اور نوجوان خواتین تک پہنچنے اور اپنے پروگرام کے کام کو جاری رکھنے کیلئے اپنی کوششوں پر زیادہ توجہ مرکوز کرنے کی اجازت دیتا ہے۔

Google برائے غیر منفعتی تنظیمیں نے ان کی تنظیم کی مرئیت اور لڑکیوں اور جوان خواتین اور ان کی ترقی کے لئے ان کی کوششوں کو بھی وسیع کر دیا۔ اس سے پہلے، ان کے ایونٹس کی ایک فہرست ویب سائٹ پر ایک صفحے پر ہوتی تھی، درجنوں ایونٹس ایک لمبی فہرست میں ہوتے تھے جن پر شرکاء کو کلک کرنا پڑتا تھا۔ Google Maps کے ساتھ وہ اپنی ویب سائٹ پر نقشہ سرایت کرنے اور حقیقی وقت میں ایونٹس کے ساتھ اپ ڈیٹ کرنے کے قابل تھے۔ Girl Scouting میں دلچسپی رکھنے والے لوگوں کی مدد کے لئے شرکت کرنے کی خاطر فوری طور پر مقامی ایونٹس تلاش کرنے کے لئے ہر ایونٹ کو ماہ یا تھیم (جیسے "Girl Scouts Day") کے لحاظ سے رنگ سے کوڈ کیا جاتا ہے۔ Google Maps پر ایونٹس کو ضم اور ان کے مقام کا تصور کرکے، انہوں نے ایونٹ کی معلومات پر 18,000 سے زیادہ ملاحظات کے ساتھ ایونٹ کی حاضری میں اضافہ کیا ہے۔ ممکنہ اراکین کو اب ان کی قریب ترین ملاقات کی تلاش کرنے کی ضرورت نہیں ہے، بلکہ وہ آسانی سے نقشہ کھینچ سکتے ہیں اور ایک دوسرے سے رابطہ قائم کرنے کا موقع تلاش کر سکتے ہیں۔

Girl Scouts of Japan کی کامیابی کے لئے وہ جو اہم کام کرتے ہیں اس کا اشتراک اور لڑکیوں اور جوان خواتین پر ان کے اثرات کو تصور کرنا ضروری ہے۔ ان کی ویب سائٹ پر 3,000 سے زیادہ ماہانہ ملاحظہ کاروں کا باعث بن کر، صرف دو ماہ میں ملاحظہ کاروں میں 500 فیصد کے اضافے کا سبب بنتے ہوئے Ad Grants نے ان کی آن لائن موجودگی کو بہتر بنایا ہے۔ جاپان میں مہم کے بارے میں بیداری اجاگر کرنے اور میڈیا کوریج کو بڑھانے کے لئے، "تشدد کو روکیں" جیسی عالمی مہمات کے لئے، انہوں نے صنف کی مساوات اور تشدد سے تحفظ کو فروغ دینے کے اشتہارات تخلیق کئے۔ اسی طرح، ان کے YouTube چینل ٹیم کی تعمیر کی ایک سرگرمی کے طور پر، Kurt Schneider کے ذریعہ تحریر کردہ - پیٹی-کیک میں آپ کے بارے میں سوچوں گا" کو چلاتے ہوئے گرل اسکاؤٹس کی ایک YouTube channel features پلے لسٹ پیش کرتے ہیں۔ اب تک 43 تعاونات کے ساتھ، بہت ساری مقامی کونسلوں اور گروپوں نے ایک ویڈیو فراہم کی۔ کارڈز اور تشریحات کے ویب سائٹ پر ممکنہ طور پر نئے اراکین کو ڈرائیو کرنے کے ساتھ ساتھ، ان کا استعمال Girl Scouts کی سرگرمیوں کی مثالوں کا مظاہرہ کرنے کے لئے کیا جاتا ہے۔ کچھ ویڈیوز پر 20,000 سے زیادہ ویوز کے ساتھ، YouTube لڑکیوں اور نوجوان خواتین کی سپورٹ اور ان کو بااختیار بنانے کے لئے اپنے کام کو ڈسپلے کرنے میں ایک ڈرائیور رہا ہے۔

WAGGGS اور DOVE کے تعاون سے تیار کردہ ایک خود اعتمادی پروگرام سے لے کر، ملک بھر میں ہونے والے مختلف کیمپوں اور ایونٹس تک، خواتین کے خلاف تشدد کو کم کرنے کے لئے روک تھام تشدد کی مہم تک، Girl Scouts of Japan میں درجنوں پروگرام ہیں۔ Google برائے غیر منفعتی تنظیمیں کے ٹولز نہ صرف ان پروگراموں کو منظم اور مؤثر رکھنے میں مدد کرتے ہیں، بلکہ لڑکیوں اور نوجوان خواتین کی حوصلہ افزائی اور ان کو بااختیار بنانے کے لئے ان کے اہم کام کو ویژوئلائز کرنے میں بھی مدد کرتے ہیں۔