चुनौती

Girl Scouts of Japan 47 स्थानीय समितियों और लगभग 40,000 सदस्यों वाला ऐसा संगठन है जो देश भर में फैला हुआ है. यह गर्ल गाइड और गर्ल स्काउट के वैश्विक संगठन का सदस्य है जो लड़कियों और युवा महिलाओं के लिए ही काम करने वाला सबसे बड़ा स्वैच्छिक आंदोलन है. The Girl Scouts संगठन अनौपचारिक शिक्षा के ज़रिए लड़कियों और युवा महिलाओं को अपनी पूरी क्षमता हासिल करने के लिए सहायता देता है और उन्हें सक्षम बनाता है.

देश भर में फैले संगठन के रूप में, Girl Scouts of Japan के सामने सदस्यों के बीच स्पष्ट संचार बनाए रखने की चुनौतियां थीं. कई समूहों और अलग-अलग उम्र के सदस्यों के साथ, उन्हें एक कुशल और सुरक्षित कारोबार सिस्टम की ज़रूरत थी जिससे यह पक्का किया जा सके कि सभी समूह तालमेल कर रहे हैं और नाबालिगों के बारे में निजी जानकारी सुरक्षित रखी गई है. स्थानीय समितियों के लिए केंद्रीय संगठन होने के नाते, उनकी फ़ाइलों में हर दल और समिति में मौजूद लड़कियों व युवा महिलाओं के साथ ही उनके लीडर के रूप में काम करने वाले वयस्क लोगों की निजी जानकारी शामिल होती है. देशभर में फैली जगहों में गतिविधियों की प्रभावशीलता पर नज़र रखना और उनका मूल्यांकन करना महत्वपूर्ण है. अपने संगठन को ज़्यादा से ज़्यादा अरसदार बनाना पक्का करने के लिए दल प्रमुखों और स्थानीय समिति की ओर से Girl Scouts of Japan को रिपोर्ट की जाती है, जिसमें शामिल होने वाले लोगों की संख्या, इवेंट आवृत्ति और अन्य प्रभाव मेट्रिक के बारे में जानकारी मौजूद होती है. सीमित संसाधनों के साथ, उन्हें ऐसे समाधान की ज़रूरत थी जिसे वे अपनी अलग-अलग जगहों की स्थानीय समितियों में देशभर में आसानी से लागू कर सकें.

कहानी

निडर होकर किसी नई चीज़ के लिए कोशिश करने की “गर्ल स्काउट भावना” के साथ, Girl Scouts of Japan ने अपनी कई स्थानीय समितियों और ग्रुप में काम करने की क्षमता बढ़ाने के लिए, Google for Nonprofits का सुइट इस्तेमाल करना शुरू किया है. सबसे पहले, उन्होंने Google Workspace का इस्तेमाल करके अपनी सभी स्थानीय समितियों में कारोबारी कार्रवाइयों को व्यवस्थित किया. अपनी वेबसाइट पर फ़ॉर्म एम्बेड करके, वे Girl Scout के सदस्यों को Google Forms की मदद से ई-लर्निंग प्रोग्राम उपलब्ध करा सकते हैं. ई-लर्निंग प्रोग्राम कई तरह के सदस्यों को अवसर देता है कि वे नेतृत्व विकसित करने के लिए गर्ल स्काउटिंग के बारे में ज्ञान और कौशल सीख पाएं. हालांकि, Girl Scouts कार्यक्रम एक सदी से भी ज़्यादा समय से मौजूद है, फिर भी Girl Scouts for Japan ने Google Forms से क्विज़ का इस्तेमाल करके अपना काम करने का तरीका बेहतर बनाया है. इससे वे लड़कियों और युवा महिलाओं को ज्ञान और हुनर बढ़ाने और देश भर की स्थानीय समितियों से बैज लेने में मदद करते हैं.

Girl Scouts of Japan के कर्मचारियों के पास अलग-अलग स्तर का तकनीकी ज्ञान है. Forms और Sheet जैसे प्रॉडक्ट से उन्हें जानकारी आसानी से शेयर करने और मैन्युअल इनपुट के बिना डेटा की खास जानकारी पाने की सुविधा मिलती है. वह स्थानीय समितियों का केंद्रीय संगठन है. Google Workspace की मदद से, वे सिर्फ़ ऐसे उपयोगकर्ता के साथ शेयर कर सकते हैं जिनके पास हर स्थानीय ब्रांच का ऐक्सेस हो. इससे निजता बनी रहती है. अब फ़ाइलें स्थानीय समितियों में शेयर की जा सकती हैं. इसलिए, हर दल अपना काम आगे बढ़ाने के लिए सबसे सही तरीके, टीम भावना पैदा करने की गतिविधियां, और दूसरी गतिविधियां शेयर कर सकता है. Gmail की मदद से, Google की निजता सेटिंग इस्तेमाल करके स्पैम मेल, मैलवेयर, और सुरक्षा से जुड़ी दूसरी समस्याओं के बारे में उनकी पुरानी चिंताएं कम हो गई हैं. Google Sites सेट अप करके, अलग-अलग स्थानीय समितियां और सदस्य, दल के लीडर की ट्रेनिंग और हैंडबुक जैसी काम की जानकारी ऐक्सेस कर सकते हैं. इससे रीयल-टाइम अपडेट और जानकारी को Girl Scouts of Japan के साथ काम करने वाली सभी स्थानीय समितियों और सदस्यों के साथ तेज़ी से शेयर किया जा सकता है.

Google गैर-लाभकारी संस्थाओं के लिए के उत्पादों की वजह से न सिर्फ़ कारोबार के आंतरिक कामकाजों में सुधार हुआ है, बल्कि हाल ही में Girl Scouts Japan ने बाहरी सामाजिक योगदान और संचार के लिए भी Google गैर-लाभकारी संस्थाओं के लिए का फ़ायदा उठाया है. AdGrants और YouTube के ज़रिए वे सक्रिय रूप से ऑनलाइन मौजूदगी बनाकर नए सदस्यों को बढ़ा रहे हैं और अपने असाधारण काम और हर जगह आयोजित किए जाने वाले इवेंट शेयर कर रहे हैं. उनके YouTube के वीडियो टीम तैयार करने की गतिविधियों, एक साथ मिलकर गाए जाने वाले गानों और गर्मियों में लगने वाले स्थानीय शिविरों सहित लड़कियों और युवा महिलाओं को सक्षम बनाने के लिए किए जा रहे उनके काम का उदाहरण पेश करने में सहायता करते हैं.

जानकारी शेयर करने और अंततः अपने इवेंट में शामिल होने वाले लोगों की संख्या बढ़ाने के लिए, ऐसे लोगों की सहायता कर सकें जो सदस्य नहीं हैं ओर गर्ल स्काउटिंग में रुचि रखते हें, वे Google मैप का इस्तेमाल करते हैं पूरे जापान में होने वाले इवेंट आसानी से ढूंढें. वे मौजूदा सदस्यों के साथ ही शामिल हो सकने वाले नए सदस्यों को उनके प्रभाव का वैश्विक दृश्य देने के लिए अर्थ सामाजिक योगदान कार्यक्रम के ज़रिए उपलब्ध Google मैप्स API का भी इस्तेमाल करते हैं. Google मैप्स API और YouTube को संयोजित करके, उन्होंने दुनिया भर में पांच गर्ल स्काउट की सुविधाओं का एक व्यवसाय का वर्चुअल (आभासी) टूर बनाया है. यह वैश्विक दृष्टिकोण के लिए प्रेरित करता है और अपने सदस्यों को एहसास दिलाता है कि वे दुनिया भर के एक बड़े समुदाय का हिस्सा हैं.

Google गैर-लाभकारी संस्थाओं के लिए के टूल न सिर्फ़ Girl Scouts of Japan के कार्यक्रमों को व्यवस्थित और प्रभावी बनाए रखने में सहायता करते हैं बल्कि लड़कियों व युवा महिलाओं को प्रेरित करने और उन्हें सक्षम बनाने से जुड़े उनके अहम काम को विज़ुअलाइज़ करने में भी सहायता करते हैं.

रुमिको मेगुरो, GSJ मुख्य कार्यालय, पीआर और धनसंग्रह टीम

प्रभाव

देश भर में फैले एक बड़े संगठन होने के नाते, सफलता पाने के लिए सदस्यों को बढ़ाने की कोशिश करना ज़रूरी हो गया है. उनका ई-लर्निंग प्रोग्राम, Google Forms की मदद से तय किया गया कॉन्टेंट है. इस प्रोग्राम की मदद से 7,000 से भी ज़्यादा सदस्यों को Girl Scouting के बारे में ज्ञान से लेकर जीवन के ज़रूरी हुनर तक किसी भी चीज़ से जुड़ी ट्रेनिंग दी जा सकती है. वित्तीय नज़रिए से देखें, तो Google Workspace की मदद से अच्छी क्वालिटी के ऐसे सुरक्षा सिस्टम उपलब्ध होते हैं जो कई जगहों पर आसानी से लागू किए जा सकें.

Google Workspace का इस्तेमाल करने से उनके काम की क्षमता काफ़ी बेहतर हुई है. पहले, सिर्फ़ कुछ कर्मचारी Google प्रॉडक्ट का थोड़ा-बहुत इस्तेमाल करते थे. Google Workspace को पूरे संगठन में इंस्टॉल नहीं किया गया था. इसलिए, उन्हें कई ईमेल खाते बनाए रखना पड़ता था जिससे सुरक्षा का जोखिम हो सकता था. संगठन के Google Workspace में माइग्रेट कर लेने के बाद, स्टाफ़ के हर सदस्य के पास उनके कामकाज से जुड़ी सभी ज़रूरतों के लिए सिर्फ़ एक खाता था जिसे वे कहीं से भी ऐक्सेस कर सकते थे. इसने कर्मचारी के काम छोड़ देने पर, उनके दस्तावेज़ खो जाने का जोखिम भी खत्म कर दिया. Google Workspace ने उन्हें अपने उपयोगकर्ताओं को इन-हाउस मैनेज करने की सुविधा दी. साथ ही, वे अब अपने बड़े संगठन के कर्मचारियों के लिए, तेज़ी से और कुशलता के साथ अपडेट पा सकते हैं. पहले, संगठन के सूचना और संचार टेक्नोलॉजी सिस्टम की ज़िम्मेदारी वाले कर्मचारी को, नए सदस्य जोड़ने या किसी सेवानिवृत्त कर्मचारी का खाता मिटाने जैसे खाते में बदलाव के लिए बाहरी वेंडर से अनुरोध करना पड़ता था. इसके लिए उस कर्मचारी को स्प्रेडशीट इस्तेमाल करना पड़ता था. इससे अब उन्हें प्रशासनिक कामों पर कम समय देना पड़ता है. अब वे ज़्यादा से ज़्यादा लड़कियों और युवा महिलाओं तक पहुंचने, और अपने कार्यक्रम के काम को जारी रखने से जुड़ी अपनी कोशिश बढ़ाने पर ध्यान लगा सकते हैं.

Google गैर-लाभकारी संस्थाओं के लिए टूल ने भी उनके संगठन की दृश्यता को व्यापक बनाया और लड़कियों व युवा महिलाओं की सहायता करने और उनके विकास की कोशिशों को बढ़ाया. पहले, उनके इवेंट वेबसाइट पर एक पेज पर ऐसी सूची में मौजूद होते थे जहां वे लंबी सूची में दर्जनों इवेंट से घिरे रहते थे जिस पर जाकर मेहमानों को क्लिक करना पड़ता था. Google मैप के ज़रिए वे अपनी वेबसाइट पर एक मैप जोड़ पाए और इवेंट को रीयल टाइम में अपडेट कर पाए. गर्ल स्काउटिंग में रुचि रखने वाले लोगों की सहायता करने के लिए हर इवेंट को माह या थीम के मुताबिक (जैसे कि “गर्ल स्काउट दिवस”) रंग से कोड किया जाता है, ताकि उन्हें भाग लेने के लिए स्थानीय इवेंट तेज़ी से मिल सकें. Google मैप पर इवेंट शामिल करके और उनका स्थान विज़ुअलाइज़ करके, उन्होंने इवेंट की जानकारी को 18,000 से ज़्यादा बार देखे जाने के साथ इवेंट में शामिल होने वाले लोगों की संख्या बढ़ाई है. अब शामिल हो सकने वाले सदस्यों को अपनी सबसे पास की मीटिंग ढूंढने के लिए खोज करने की ज़रूरत नहीं है, लेकिन इसकी बजाए वे आसानी से मैप पर देख सकते हैं और एक दूसरे के साथ जुड़ने का अवसर पा सकते हैं.

Girl Scouts of Japan की कामयाबी के लिए यह ज़रूरी है कि वे अपने किए जा रहे महत्वपूर्ण काम को शेयर करें और लड़कियों व युवा महिलाओं पर उनके असर को विज़ुअलाइज़ करें. ऐड ग्रांट ने उनकी वेबसाइट पर महीने के 3,000 से भी ज़्यादा लोगों को लाकर उनकी ऑनलाइन मौजूदगी को बेहतर बनाया, जिसकी वजह से सिर्फ़ दो महीनों में ही वेबसाइट पर आने वाले लोगों की संख्या में 500% बढ़त हुई. “हिंसा रोको” जैसे ग्लोबल कैंपेन के लिए उन्होंने लैंगिक समानता और हिंसा से सुरक्षा को प्रोत्साहित करने वाले विज्ञापन बनाए ताकि जागरूकता बढ़ाई जा सके और जापान में कैंपेन को ज़्यादा से ज़्यादा मीडिया कवरेज मिल सके. इसी तरह, उनका YouTube चैनल टीम तैयार करने की गतिविधि के रूप में एक प्लेलिस्ट पेश करता है, जिसमें कर्ट श्नाइडर के लिखे गए गाने “मैं तुम्हारे बारे में सोचूंगी” पर गर्ल स्काउट पैटी-केक खेल रही हैं. कई स्थानीय समितियों और समूहों ने एक वीडियो उपलब्ध कराया है - जिसमें अब तक 43 योगदान दिए गए हैं. गर्ल स्काउट की गतिविधियों के उदाहरण दिखाने के साथ ही शामिल हो सकने वाले नए सदस्यों को कार्ड और व्याख्याओं के ज़रिए वेबसाइट पर लाने के लिए भी इनका इस्तेमाल किया जाता है. कुछ वीडियो को 20,000 से ज़्यादा बार देखे जाने की वजह से लड़कियों व युवा महिलाओं की सहायता करने और उन्हें सक्षम बनाने के लिए किए जा रहे उनके काम को प्रदर्शित करने के मामले में YouTube ने अहम भूमिका निभाई है.

देशभर में विभिन्न कैंप और इवेंट के लिए Girl Scouts of Japan में WAGGGS और DOVE के सहयोग से विकसित किए गए आत्मसम्मान कार्यक्रम से लेकर महिलाओं के प्रति हिंसा कम करने में सहायता करने के लिए हिंसा रोको कैंपेन तक दर्जनों कार्यक्रम हैं. Google गैर-लाभकारी संस्थाओं के लिए टूल न सिर्फ़ इन कार्यक्रमों को व्यवस्थित और प्रभावी बनाए रखने में सहायता करते हैं बल्कि लड़कियों व युवा महिलाओं को प्रेरित करने और उन्हें सक्षम बनाने से जुड़े उनके अहम काम को विज़ुअलाइज़ करने में भी सहायता करते हैं.