Завдання

Girl Scouts of Japan – це організація національного рівня, яка включає 47 місцевих рад і налічує понад 40 000 учасників. Вона є членом Всесвітньої асоціації дівчат-скаутів – найбільшого волонтерського об'єднання дівчат і молодих жінок. Суть діяльності Girl Scouts of Japan полягає в неформальній освіті, яка дозволяє учасницям сповна розкрити свій потенціал.

Колектив Girl Scouts of Japan досить великий, і організувати взаємодію в ньому нелегко. Оскільки організація включає представниць різних спільнот і вікових груп, система комунікацій має забезпечувати захист та конфіденційність усіх учасниць, особливо неповнолітніх. Також керівникам Girl Scouts of Japan потрібні були інструменти, за допомогою яких можна відстежувати хід і результативність різних заходів, які проводяться представниками організації по всій країні. Такі інструменти допомагають лідерам підрозділів надсилати вищому керівництву звіти про графік проведення заходів, їх відвідуваність тощо. Потрібне було рішення, яке можна було б за обмежених витрат запровадити в усіх регіонах Японії, де діє Girl Scouts of Japan.

Історія

Команда Girl Scouts of Japan рішуче взялася за роботу й запровадила в усіх місцевих радах продукти Google для неприбуткових організацій, щоб уніфікувати робочі процеси та зробити їх ефективнішими. Спершу вони почали користуватися пакетом Google Workspace. Він включає Google Форми, які можна додавати на веб-сторінки. Організація скористалася цим інструментом для створення навчальних онлайн-курсів з основ скаутського руху та розвитку лідерських якостей. Учасниці, які успішно пройшли ці курси, отримували значки від місцевих рад. Рух дівчат-скаутів уже існує понад століття, однак Google Форми допомогли організації Girl Scouts of Japan додати в його діяльність щось принципово нове.

Рівень технічних знань членів команди Girl Scouts of Japan різний, але такі інструменти, як Форми й Таблиці, дозволяють їм успішно обмінюватися інформацією, докладаючи мінімум зусиль. Організація має ієрархічну структуру: місцеві ради підпорядковуються центральному офісу. Продукти Google Workspace дозволяють враховувати це в налаштуваннях: за потреби можна надати певним користувачам доступ до файлів, які стосуються лише їхньої філії, а не до всіх документів одразу. Це дає змогу поширювати інструкції, забезпечувати інформаційну підтримку заходів із формування згуртованого колективу, а також підтримувати високий рівень інформаційної безпеки. Завдяки поштовому сервісу Gmail і налаштуванням конфіденційності Google представники Girl Scouts of Japan можуть не хвилюватися про спам та інші загрози. На оновленому сайті організації, створеному в сервісі Google Сайти, можна знайти всю важливу інформацію, наприклад розклад вишколів виховниць або посібники для роботи. Сайти, створені за допомогою цього сервісу, легко оновлювати, а отже поширювати потрібні відомості серед місцевих рад і учасників організації стало дуже просто.

Girl Scouts of Japan не лише використовує продукти Google для неприбуткових організацій у цілях внутрішньої комунікації, а й віднедавна успішно застосовує ці рішення для взаємодії зі сторонньою аудиторією. За допомогою AdGrants і YouTube організація розповідає про результати своєї роботи широкому колу користувачів і залучає нових учасниць. Для цього на YouTube публікуються відео із заходів, націлених на згуртування колективу, ролики про життя в літньому таборі, а також записи хорового співу.

Щоб публікувати інформацію про заходи та залучати на них більше людей, команда використовує Карти Google. Користувачі, які не є учасниками організації, можуть знайти інформацію про збори дівчат-скаутів у будь-якому регіоні Японії. Використовуючи Google Maps API у рамках програми Планета Земля для неприбуткових організацій, керівники Girl Scouts of Japan отримали можливість оцінювати, наскільки успішно їм удається залучати до своєї діяльності як поточних учасниць, так і потенційних новачків. Урешті, поєднавши Google Maps API і YouTube, активісти організації створиливіртуальну екскурсію п'ятьма підрозділами організації дівчат-скаутів у різних країнах. Він дає уявлення про масштаби скаутського руху та дозволяє учасникам відчути себе частиною великої команди.

Інструменти Google для неприбуткових організацій не лише корисні в організації й проведенні програм Girl Scouts of Japan, а й допомагають створити наочні матеріали, у яких розповідається про важливу роботу з підтримки дівчат і молодих жінок.

Руміко Мегуро, головний офіс Girl Scouts of Japan, команда зі зв'язків із громадськістю та збору коштів

Результат

Girl Scouts of Japan – це велика організація, що діє в усіх регіонах Японії, тому для неї особливу роль відіграють рішення, що дозволяють проводити масштабні заходи. За програмою дистанційного навчання, підготовленою командою Girl Scouts of Japan із використанням Google Форм, понад 7000 учасниць змогли пройти підготовку в різноманітних сферах – від історії скаутського об'єднання дівчат до важливих життєвих навичок. Продукти Google Workspace дають змогу створити інформаційне середовище з високим рівнем захисту конфіденційних даних, яке легко впроваджується на місцях.

Пакет інструментів Google Workspace суттєво підвищив ефективність роботи організації. Раніше лише деякі співробітники користувалися продуктами Google, тому їм доводилось одночасно контролювати кілька облікових записів електронної пошти, а це знижує рівень безпеки. Коли організація перейшла на Google Workspace, кожний працівник отримав по одному обліковому запису для всіх своїх робочих потреб. За такого підходу знижується ризик втратити корпоративні документи, якщо працівник, який працював із ними, звільняється. У цьому сервісі команда може централізовано керувати всіма своїми користувачами, тоді як раніше потрібно було надсилати запит сторонньому постачальнику, щоб створити новий обліковий запис або видалити старий. Після переходу на інструменти Google працівники виконують основні робочі операції швидше та можуть приділяти більше часу своїм ключовим завданням.

Завдяки Google для неприбуткових організацій проект став більш відомим, його команда змогла успішно публікувати безліч різних матеріалів і ефективніше надавати підтримку дівчатам та молодим жінкам у Японії. Раніше анонси заходів доводилось публікувати в одному довгому списку, а тепер команда позначає місця їх проведення на карті Google, вбудованій на сайт проекту, виділяючи їх різними кольорами за місяцями та темами. Після інтеграції з Картами Google анонси заходів стали отримувати на 18 000 переглядів більше. Потенційним учасникам стало легше знаходити найближчі філії.

Для успішної діяльності організації Girl Scouts of Japan важливо публікувати звіти про результати роботи в наочному вигляді. Показуючи рекламу в рамках програми Ad Grants, організація зуміла розширити свою аудиторію. Приріст відвідувань сайту склав 500% – його переглядають понад 3000 відвідувачів на місяць. Щоб розповісти всій країні про глобальні кампанії, як-от "Ні насильству", активісти створюють оголошення, що просувають гендерну рівність, розповідають про необхідність захисту від насильства тощо. У каналі Girl Scouts of Japan на YouTube можна переглянути, як дівчата з різних загонів співають свою командну скаутську пісню "I’ll Think of You" ("Я думатиму про тебе"), написану Куртом Шнайдером. Таких роликів назбиралося вже 43. Відео, картки й анотації дають змогу публікувати додаткові відомості про діяльність Girl Scouts of Japan і залучати нових учасниць. Деякі матеріали набрали вже понад 20 000 переглядів. Канал YouTube допомагає цій організації успішно вирішувати свої важливі задачі.

Girl Scouts of Japan проводить різні програми в усіх регіонах Японії. Серед цих заходів – ініціатива з розвитку самооцінки (спільно зі Всесвітньою асоціацією дівчат-скаутів і DOVE) і кампанія "Ні насильству", спрямована на профілактику жорстокого поводження з жінками. Інструменти Google для неприбуткових організацій допомагають не лише злагоджено працювати, а й створювати наочні матеріали, у яких розповідається про проекти з підтримки дівчат і жінок.